Uitbreiding digitale dienstverlening gemeente Bodegraven-Reewijk

Onderstaand bericht is op 26 mei geplaatst op de intranet pagina van gemeente Bodegraven-Reeuwijk.

Uitbreiding digitale dienstverlening
Op  12 mei 2014 is het digitale aanvraagformulier ‘Leerlingenvervoer aanvragen’ online gegaan.  Inwoners van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk kunnen nu via de website leerlingenvervoer aanvragen. Ouders die al gebruik maken van leerlingenvervoer hebben van de gemeente persoonlijk bericht gekregen.

Al na 1 dag waren er meer dan 10 aanvragen digitaal ingediend en inmiddels staat de teller op meer dan 50 aanvragen.

Digitaal aanvragen en verwerken: makkelijk, snel en efficiënt
Door met een digitaal formulier te werken versnelt de afhandeling aanzienlijk. Omdat de digitale aanvragen sneller bij de juiste persoon belanden, scheelt dit een hoop werk in de administratie en bij DIV.

Voor ieder kind die hier recht op heeft of een aanvraag indient is al of wordt een ‘leerlingdossier’ aangemaakt in Decos, op dit moment zijn dat er 186. Het leerlingdossier staat centraal en is gekoppeld aan de Basis registratie personen (BRP). Per schooljaar wordt in het vervolg een zaaknummer aangemaakt . Dit was voorheen per aanvraag. Vanuit het dossier leerlingenvervoer wordt een nieuwe documentregistratie aangemaakt en hier de desbetreffende documentatie middels een vastgestelde brief- of email sjablonen aan gekoppeld. Dit scheelt veel overbodige administratieve afhandeling.

Wat was de aanleiding?
Tijdens de procesoptimalisatie van het leerlingenvervoer werd duidelijk waar er in het proces verbeterpunten mogelijk zijn.  Een eerste logische stap was om de mogelijkheden van Decos te optimaliseren voor wat betreft de digitalisering van de dossiers leerlingenvervoer. In een verkennend  gesprek met Barbara Wortman, Marga Schouten (WZO), Tom Hillegers en Edwin van de Lugt (DIV) bleek dat het  leerlingenvervoer zich goed leent voor automatisering.

Wie?
Op advies van Tom leek het een logische stap om de aanvragen leerlingenvervoer volledig te digitaliseren. Dit sloot aan bij de wens van de organisatie om de digitale dienstverlening maximaal uit te breiden. Saskia Thoen van communicatie heeft daarom, in opdracht van en samen met WZO, een E-formulier ontwikkeld. Dit formulier heeft Tom vervolgens gekoppeld aan een digitaal systeem voor zaakafhandeling.

Saskia kijkt hier met veel voldoening op terug: “Door het ingewikkelde proces voor de aanvraag van leerlingenvervoer, was het een fikse klus om er een zo kort mogelijk en duidelijk E-formulier van te maken. Ik vond het mooi om te ervaren dat we samen (met de vakafdeling,  met name Barbara en Marga) steeds tot nieuwe verbeteringen kwamen, met het gezamenlijk gewenste resultaat tot gevolg: een voor de inwoner makkelijk in te vullen digitaal formulier en een door de organisatie makkelijk en sneller te verwerken aanvraag.”

DigiD
Voor het invullen van het digitale formulier heeft de aanvrager DigiD nodig. Hiermee controleren wij de identiteit van de aanvrager en is de privacy van de aanvrager gewaarborgd. De aanvrager wordt zo beschermd voor eventueel misbruik van zijn identiteit. Ouders of verzorgers kunnen, na het inloggen met hun DigiD, dit E-formulier invullen. Wie niet over digitale mogelijkheden beschikt kan een aanvraagformulier per post ontvangen. Dankzij een koppeling met  Decos kunnen ook de met de hand ingevulde formulieren worden gedigitaliseerd

 

 

Heb je een vraag of een opmerking

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

oktober 2020
M D W D V Z Z
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

Volg me op Twitter