De Rijks CIO (BZK) en de algemene rijksarchivaris (Nationaal Archief) hebben de coronacrisis aangewezen als zogenoemde ‘hotspot’. Dit betekent dat informatie over het overheidshandelen in verband met deze crisis goed moet worden vastgelegd en gearchiveerd. Dit dient niet alleen het directe belang van de bedrijfsvoering en verantwoording aan politiek en maatschappij, maar op termijn ook de belangen van wetenschappelijk  onderzoek en het cultureel erfgoed. Wat is precies een hotspot? Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke Read more…

Namens functioneel beheer DJI (Dienst Justitiële Inrichtingen / Gouda) was ik vandaag voor een workshop zaakgericht werken in de penitentiaire inrichting in Lelystad. Zaakgericht werken is niet meer dan een manier van werken die zorgt voor controle op resultaatgerichte processen. Het is een middel om grip te krijgen op de afhandeling en het resultaat van een zaak. Ook bij DJI is grip op zaakdossiers heel belangrijk. JOIN van Decos is het zaaksysteem wat daarvoor in gebruik is. Zaakgericht werken omvat: Bewaken van de informatiestroom van een zaak. Bewaken van de voortgang van een zaak. Delen van de voortgang van een Read more…

Deze week was weer behoorlijk enerverend mag ik wel stellen. Maandag: samen met Sandi Dijakovic, initiator van Jong & Fris en mooie klus binnengehaald. De 4 gemeenten in de Leidse regio: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt71 zijn de samenwerking op het terrein van informatiemanagement aan het intensiveren en versterken. In de aanpak van het project VRIS Beheer (het programma om de regionale samenwerking op het gebied van informatievoorziening te versterken) worden drie onderdelen onderscheiden: het uniformeren van de processen, het inrichten van de organisatie (definiëren rollen en taken en bevorderen van de samenwerking) en communicatie. Wij hebben een akkoord Read more…

Ik ben de afgelopen maanden verantwoordelijk geweest voor de optimalisatie van het proces bestuurlijke besluitvorming bij de gemeente West Maas en Waal. Toen ik in december 2015 startte bij deze gemeente als dagelijkse projectleider ‘implementatie zaakgericht werken’ was er naast de invoering van een zaaksysteem nóg een opdracht. Het bestuur was voornemens om papierloos te vergaderen. De collegevoorstellen met de parafen en aantekeningen die met ‘geeltjes’ door adviseurs en wethouders op het voorstel geplakt werden moesten uit het dagelijkse beeld verdwijnen. Op de vergadertafel in de kamer van de Burgemeester moesten op dinsdagochtend alleen nog maar tablets of notebooks liggen Read more…

Bij de gemeente West Maas en Waal zijn we druk aan het testen met de module digitale besluitvorming in JOIN. Deze module sluit naadloos aan op de andere onderdelen van JOIN. Vanuit een integraal onderdeel van de zaak in JOIN zal de start van de besluitvorming plaatsvinden. Een volledig geïntegreerde oplossing waarbij we op efficiënte wijze en zonder complexe workflow- en sjabloon configuratie het besluitvormingsproces kunnen vormgeven. Omdat deze oplossing ons in staat stelt een grote slag te maken naar het volledig papierloos vergaderen gaan we natuurlijk ook de gebruikers handleiding aanbieding als een papierloze oplossing. Daarom is gekozen voor Read more…

Gemeente West Maas en Waal heeft gekozen voor Minute Enterprise als cloud-based oplossing voor het efficiënt beheren van vergaderingen. Gemakkelijk toegang tot MInute via de app voor iPad en iPhone, of via de webapplicatie. Omdat de gemeente West Maas en Waal JOIN zaak en document gebruikt als hun zaaksysteem zullen wij het koppelvlak met JOIN Agenderen gaan testen. Deze koppeling zal o.a. de publicatie mogelijk maken van wekelijkse vergaderstukken voor het college van B&W, die rechtstreeks vanuit het zaaksysteem zijn gekoppeld aan de betreffende vergadering. Alle medewerkers kunnen binnekort profiteren van de voordelen van Minute en deze gaan inzetten voor Read more…

Documentwereld heeft een nieuwsbericht gepubliceerd van Decos over de voortgang digitalisering bij gemeente West Maas en Waal. Als projectleider mag ik nu bezig houden met het vervolgtraject op de implementatie van zaakgericht werken. Dit betekent op korte termijn de implementatie van volledig digitaal vergaderen voor B&W middels de module JOIN besluitvorming. Deze module sluit naadloos aan op de andere onderdelen van JOIN. Vanuit een integraal onderdeel van de zaak in JOIN zal de start van de besluitvorming plaatsvinden. Een volledig geïntegreerde oplossing waarbij we op efficiënte wijze en zonder complexe workflow- en sjabloon configuratie het besluitvormingsproces kunnen vormgeven. Daarbij mag Read more…

Ruim één week na de introductie van zaakgericht werken bij gemeente West Maas en Waal ben ik met een nieuwe ludieke actie begonnen. Prinsjesdag leek me een uitstekende gelegenheid een bezuinigingsvoorstel te lanceren ….. minder papier produceren. Alle multifunctionele zijn door Konica/Minolta van inteligente software voorzien zodat we analoge documenten direct naar het DMS kunnen scannen. Als DMS/RMA heeft de gemeente gekozen voor de JOIN SUITE van Decos. Reden voor mij om alle medewerkers te laten nadenken wat ze nou eigenlijk nog echt op papier nodig hebben voor hun dagelijkse werkzaamheden. Alle bron documenten worden nu opgeslagen in JOIN en Read more…

Een aantal maanden van voorbereidingen zijn vooraf gegaan om gemeente West Maas en Waal zaakgericht te laten werken. Ik vond het heel fijn dat ik het vertrouwen heb gekregen hun hierbij te ondersteunen in de rol van procescoach en applicatie beheerder. Er is voor JOIN gekozen waarin alle zaken worden geregistreerd, ontsloten en beheerd. Vandaag hebben we met alle toekomstige gebruikers hierbij stilgestaan en gevierd met wat lekkers. Vanaf morgen zal er geen analoge inkomende post meer worden verspreid maar deze bevind zich dan digitaal in JOIN. De vertrouwde ‘post-in’ en ‘post-uit’ bakjes die nog in alle kamers hangen zullen Read more…

In de periode 22 augustus tot en met 6 september mag ik voor de toekomstige Decos JOIN gebruiker bij gemeente West Maas en Waal de introductie trainingen ‘Zaakgericht werken met JOIN’ verzorgen. Dat doe ik samen met mijn collega Iris Janssen. Buiten de knoppencursus frissen we ook weer even op waarom we zaakgericht gaan werken en wat hiervan de belangrijkste voordelen zijn voor zowel de gebruikers als de organisatie. Afgelopen week hebben we de eerste 8 sessies met veel plezier afgerond. We hebben positieve en leuke feedback ontvangen van de aanwezigen. Volgende week staan er 9 op de planning en Read more…

december 2020
M D W D V Z Z
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031  

Volg me op Twitter