Publicatie in vakblad ‘Overheidsdocumentatie”

Het magazine Overheidsdocumentatie (Od) is een maandblad van de Vereniging voor documentaire informatievoorziening en administratieve organisatie (SOD). Od richt zich op hoofden en medewerkers DIV en interne zaken, en managers automatisering en informatievoorziening bij overheidsinstellingen. Dit betreft zowel gemeentelijke, provinciale als centrale overheid. De Od is relevant voor hen die zich bezighouden met het beheren van documentaire informatie, op papier maar ook digitaal. Daarnaast is Od relevant voor toeleveranciers van overheidsinstellingen.

Grip op bestuurlijke besluitvorming

Gemeente West Maas en Waal 100% digitaal

Tom Hillegers

Als coach Zaakgericht werken en procesarchitect werkte de auteur de afgelopen anderhalf jaar in het Gelderse West Maas en Waal. Hij was er verantwoordelijk voor de optimalisatie van het proces bestuurlijke besluitvorming en hielp de gemeente de digitale ambitie voor een groot deel waar te maken.

De laatste tijd word ik sterk aangetrokken door het proces bestuurlijke besluitvorming. Nieuwe technieken zoals het papierloos vergaderen bieden de mogelijkheid om op dit terrein veel ef!ciënter te werken. Toch is het nog een hele uitdaging om een organisatie mee te krijgen in deze ontwikkeling. Mijn project bij de gemeente West Maas en Waal is daar een goed voorbeeld van.

In december 2015 startte ik bij deze gemeente als dagelijkse projectleider ‘Implementatie zaakgericht werken’. Kort na de kick-off werd ik bijgestaan door een tweede externe projectleider, omdat het project zich splitste in een functioneel en een technisch onderdeel. Want naast de invoering van een zaaksysteem lag daar nog een opdracht voor mij: het bestuur wilde papierloos gaan vergaderen. Het is milieuvriendelijker en stelt je in staat om je aantekeningen veel sneller met je collega’s te delen. Kortom, op de vergadertafel van burgemeester Thomas Steenkamp waren op dinsdagochtend alleen nog maar tablets of notebooks toegestaan. En aan mij de taak om dit voor elkaar te krijgen.

De oplossing lag mijns inziens voor de hand: kiezen voor ‘Bestuurlijke Besluitvorming’, een modulaire uitbreiding van het zaaksysteem1 dat zij gebruiken. Deze module was op dat moment nog in ontwikkeling bij de leverancier. Ik heb contact gezocht met de productowner van het zaaksysteem om me uitvoerig te laten informeren. In een demoversie heeft hij mij laten zien dat deze module naadloos aansluit op de andere onderdelen van het zaaksysteem. Daardoor werd de implementatie van papierloos werken voor de gemeente West Maas en Waal een stuk gemakkelijker.

Wat is de optimalisatie?
De besluitvorming kan starten vanuit een integraal onderdeel van de zaak. Dit is een volledig geïntegreerde oplossing, waarbij een gemeente op ef!ciënte wijze en zonder complexe workflow- en sjabloonconfiguratie het besluitvormingsproces zelf kan vormgeven. Ook kan zij snel en eenvoudig informatie toevoegen aan een voorstel (uit bijvoorbeeld hoofd- en deelzaken) en integraal advies vragen (en krijgen) van collega’s of teams in de organisatie.

Nadat een voorstel is opgesteld en de adviezen zijn verzameld, start de accorderingsfase. Dit houdt in dat de gehele organisatie (van teamleider, afdelingsmanager tot concerncontroller) gevraagd wordt om het voorstel te accorderen. Als het besluit deze stappen heeft doorlopen, wordt het doorgestuurd naar het bestuur met de vraag om het besluit goed te keuren. Nadat het besluit in de vergadering aan het voorstel is toegevoegd, kan de besluitenlijst direct na de vergadering worden opgemaakt. En dit alles in pdf-bestanden die direct in de zaak worden opgeslagen.

Doordat er goed is nagedacht over deze procesoptimalisatie en digitaliseringsslag, is het besluitvormingsproces heel adequaat inzichtelijk gemaakt, en ook te bewaken. Een ander voordeel is uiteraard dat de papierstroom behoorlijk is afgenomen, en dat medewerkers en het college daardoor efficiënter kunnen werken. Het terugbrengen van papier in de organisatie draagt tevens bij aan milieudoelstellingen.

De praktijk
Ik noem mezelf vaak een ‘creatieve onruststoker’, en voor het overbrengen van deze nieuwe procedure aan de opstellers van de collegevoorstellen was dit weer van toepassing. De medewerkers van de gemeente West Maas en Waal waren net een beetje gewend om met een zaaksysteem te werken, toen deze nieuwe implementatie om de hoek kwam kijken. Om alle medewerkers te betrekken in dit vernieuwende proces, is ‘verbinden’ in mijn implementatietaak heel belangrijk. Daarom hebben we workshops georganiseerd om de nieuwe procedure over te brengen en de eerste feedback te ontvangen van de opstellers. Deze workshops zijn vlak voor de live-gang gehouden. Daarmee bleef de informatie nog vers in hun geheugen.

Overbrenging naar organisatie
De wens van de gemeentesecretaris was om het papier te reduceren. Geen analoge collegevoorstellen meer, maar alles volledig digitaal: van opsteller tot besluitnemer. Ook de uitleg van het nieuwe proces deden we in digitale vorm met een whiteboard-animatie. Daarmee konden we een voorbeeldsituatie tonen van de procesgang van digitale besluitvorming. Het kostte mij veel inspanning om een goed script in elkaar te draaien, dat zowel aan een opsteller als een besluitnemer en een doorsnee burger het bestuurlijke besluitvormingsproces uitlegde. Of ik erin geslaagd ben om dit duidelijk te maken, kun je zelf beoordelen op youtube.2 Allemaal koek-en-ei nu? Een oplossing die net vers van de ontwikkeltafel af komt rollen, is natuurlijk nooit helemaal perfect en voldoet nooit aan alle wensen van de gebruikers. “Dit geeft ook niet, we wisten van tevoren dat het om een nieuw product ging en zoals met alles moeten eerst de kinderziektes bestreden worden”, was de reactie van een altijd optimistische gemeentesecretaris. Tenslotte gaat ook iedere gemeente nét even iets anders om met de uitvoering van het besluitvormingsproces. De eerste functionele wensen heb ik namens de gemeente al de dag na de live-gang besproken met de productowner van JOIN. Die stond open voor positieve kritiek en nam onze functionele ontwikkelwensen heel serieus.

Ontsluiting naar een vergader app
Via de module ‘Bestuurlijke Besluitvorming’ zijn de collegevoorstellen, inclusief alle bijbehorende bijlagen, nu aan de zaken gekoppeld. Om deze ook digitaal te ontsluiten heeft West Maas en Waal Minute aangeschaft, een vergaderapp van dezelfde leverancier van het zaaksysteem. De integratie tussen JOIN en Minute was tijdens de aanschaf nog niet gereed, maar de laatste software-incidenten zijn tijdens de testperiode weggewerkt en ruim voor de live-gang werkte dit nieuwe koppelvlak zoals ons was beloofd.

Tijdens de collegevergadering op dinsdagochtend wordt er voortaan vergaderd op basis van bring your own device en zijn de analoge collegestukken verbannen. Overigens blijft het niet bij de vergadertafel van de burgemeester, voor iedere medewerker van de gemeente is een premium licentie Minute aangeschaft om deze volledig webbased vergaderapplicatie optimaal te benutten.

Kortom: van opsteller tot besluitvormer is iedereen optimaal gefaciliteerd. Iedere ambtenaar kan nu tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk beschikken over betekenisvolle informatie voor de uitvoering van zijn taak. Extra informatie als bijlagen voor een collegevoorstel wordt niet meer analoog aangeboden, maar is toekomstbestendig en duurzaam toegankelijk gemaakt en wordt geborgd voor zo lang als nodig.

Wanneer de informatiehuishouding op orde is kan daarmee de publieke waarde worden vergroot. Een belangrijk element hiervan is de mate waarin besluitvorming transparant is: zijn alle stappen in dat proces te volgen en te begrijpen, zowel voor de interne medewerkers als voor de burgers?

Als procesarchitect vind ik het mijn verplichting om het proces na een optimalisatieslag visueel in kaart te brengen. Dit gebeurt op basis van BPMN 2.0.

Ons doel is bereikt, we hebben grip op de procesgang van het besluitvormingsproces, en die is 100% digitaal geworden!

info@tomhillegers.nl, Tom Hillegers is eigenaar van adviseursbureau THIM (Tom Hillegers Informatiemanagement).

Noten 
1 Zaaksysteem JOIN Zaak & Document van Decos Information Solutions.
2 Zie: https://www.youtube.com/watch?v=EvtUQoX95kc