Metadata (schema)

Standaarden zijn in het informatietijdperk waarin wij leven onmisbaar. Om snel en adequaat digitale informatie uit te wisselen tussen systemen en organisaties en vooral ook om deze informatie duurzaam, geordend en toegankelijk te kunnen beheren. De Archiefregeling (artikel 19) schrijft voor dat iedere overheidsorganisatie een metadataschema vastlegt.

Digitale informatie is vluchtig en de beheeromgeving is aan veel snellere veranderingen onderhevig dan in de papieren situatie het geval is/was. Het is daarom van essentieel belang om informatie en de daarbij behorende metadata goed vast te leggen. Metadata leggen de contextinformatie vast waarin de digitale informatie is ontstaan. Zonder de juiste en volledige contextinformatie kan informatie niet goed beheerd worden en kan niet vastgesteld worden wat de waarde en betekenis van de informatie is.

Wat zijn metadata?
De term ‘metadata’ klinkt zelf abstract en technisch, maar ze betekent niet anders dan gegevens over gegevens, data over data, in een administratieve context gegevens over documenten. Metadata worden gekoppeld aan documenten en dossiers om te zorgen dat onze informatie is terug te vinden en om te raadplegen. Nu en maar ook in de toekomst. Voorbeelden van metadata zijn; de naam van de auteur van een document, of zijn afzender, de datum van ontvangst of verzending, de aanduiding van het type document of de wijze van verzending. Het gebruik van metagegevens verschaft ook informatie over de beheersactiviteiten en toegepaste programmatuur. Denk aan bewaartermijnen, de verantwoordelijken en het toegepaste proces. De metagegevens worden bij een document of dossier vastgelegd. Vooraf dient te worden bepaald op welk aggregatieniveau de metagegevens worden toegepast. Op document, dossier of bij de informatie opgeslagen in de repository.

Metadata schema
Een schema van de metagegevens is niet alleen van belang voor het raadplegen en duurzaam bewaren, maar ook voor het uitwisselen van gegevens met andere organisaties. Metagegevens zijn van belang voor het opstellen van een handboek (digitale vervanging archiefbestanden) en informatiebeheer, maar zeker ook voor de overdracht van dossiers en documenten aan een andere organisatie of bij conversie of migratie van informatie.

Vaak zie ik berichtgevingen en vragen over het ontsluiten van een bestaand metadata schema. Het onderstaande schema is bijvoorbeeld toepasbaar als bijlage voor een handboek digitale vervanging archiefbestanden of een bij een functioneel ontwerp. Met dank aan Saskia Giesbers die me een aantal jaren geleden behoorlijk heeft bijgeschoold in deze materie.

Metadataschema XXX Intro
Metadataschema XXX Record (stuk)
Metadataschema XXX Record (dossier)
Metadataschema XXX Record (archiefbestanddeel)
Metadataschema XXX Record (archief)
Metadataschema XXX Event plan-geschiedenis
Metadataschema XXX Formaat

Toepassingsprofiel metadatagegevens rijksoverheid