Hotspot dossier COVID-19 informatie

De Rijks CIO (BZK) en de algemene rijksarchivaris (Nationaal Archief) hebben de coronacrisis aangewezen als zogenoemde ‘hotspot’. Dit betekent dat informatie over het overheidshandelen in verband met deze crisis goed moet worden vastgelegd en gearchiveerd. Dit dient niet alleen het directe belang van de bedrijfsvoering en verantwoording aan politiek en maatschappij, maar op termijn ook de belangen van wetenschappelijk  onderzoek en het cultureel erfgoed.

Wat is precies een hotspot?

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Door een dossier of thema als hotspot te benoemen geven de departementen invulling aan de beleidsambitie om tot een blijvend te bewaren archiefcollectie te komen, zodat het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) kan worden gereconstrueerd. Een hotspot zorgt ervoor dat informatie over het betreffende onderwerp die anders zou worden vernietigd, blijven wordt bewaard.

Toch moet een hotspot aan één of meer van de volgende criteria voldoen:

  • Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media.
  • Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie veel emoties los maakt.
  • Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.
  • Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het kabinet ernstig ijs bedreigt.

Voorbeelden van eerder aangewezen hotspot dossiers zijn: de Bijlmerramp (1992), de vuurwerkramp in Enschede (2000), de Schipholbrand (2005), de nationalisatie van ABN-AMRO (2008), de schietpartij in winkelcentrum in Alphen aan de Rijn (2011), fraude met toeslagen door Bulgaren (2013), het uitbreken van de vogelgriep (2014), de aankoop van Rembrandts huwelijksportretten van Maarten Soolmans en Oopjen Coppit, (2014-2016) en de examenproblemen VMBO Maastricht (2018.

Departementen zijn in beginsel zelf verantwoordelijk voor het archiveren van de bij hen aanwezige informatie. Het ligt voor de hand de regierol te beleggen bij het onderdeel dat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer of een ander centraal onderdeel. Dat neemt niet weg dat een maatschappelijke hotspot meestal de grenzen van de organisatie overschrijdt. De algemene rijksarchivaris bewaakt via het strategisch informatieoverleg de eenheid van beleid en uitvoering en de samenhang tussen de waarderingen. Het Nationaal Archief adviseert bij de inrichting van het proces en wordt betrokken bij de uitvoering.

Uiteraard neem ik het fenomeen ‘hotspot dossiers’ mee in diverse trainingen die ik mag verzorgen on mijn vakgebied, informatievoorziening en zaakgericht werken (voor opleidingsorganisaties zoals GO-opleidigen en NCOI/Bestuursacademie Nederland). Maar met specialisten samenwerken die al hun bijdrage hebben geleverd aan de inrichting van diverse hotspot dossiers, waaronder het neerstorten vlucht MH-17, is wel weer een hele mooie ervaring. Veel geleerd vanaf het moment dat dit speelt bij DJI.

Implementatie hotspotbeleid bij Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) 

Bij DJI, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid, ben ik ingehuurd voor advies op het gebied van documentaire informatievoorziening en het functioneel beheer van hun zaaksysteem, JOIN zaak en document

DJI volgt uiteraard het beleid van Rijks- en Justitie en Veiligheid.. Dit betekent dat alle informatie (documenten, mails, maar evt. ook webpagina’s) binnen DJI, die COVID-19 betreft nu al moeten worden opgeslagen om later goed te kunnen worden gearchiveerd. Hiervoor is een aantal aanvullende maatregelen nodig, o.a. de professionele ondersteuning leveren aan gebruikers bij het vormen van deze dossiers. Daar mag ik een rol in hebben te samen met andere professionals.

Door de corona crisis aan te wijzen als ‘hotspot’, moet – in beginsel – alle informatie over COVID-19 binnen een rijksonderdeel goed worden opgeslagen en gearchiveerd.

Beleidsmatige informatie

Belangrijk is dat DJI alle informatie opslaat en blijvend bewaart over maatregelen die zijn genomen om verspreiding van het virus binnen de inrichtingen te voorkomen, over beperking of bevriezing van verlofregelingen en het beperken van overplaatsingen. Het gaat hier vooral om beleidsmatige documenten,

DJI kan alleen voldoen aan het ‘hotspot’-beleid van de Rijksoverheid als deze beleidsmatig documenten worden opgeslagen in een zogenoemd Document Management Systeem, waar vanuit de informatie – op termijn – overgebracht kan worden naar het Nationaal Archief. De netwerkschijf (waarop logischerwijs wordt begonnen met opslaan van de eerste communicatie en genomen maatregelen over dit onderwerp) voldoet NIET.

DJI heeft een systeem in huis, waarin de beleidsmatige informatie over COVID-19 eenvoudig kan worden opgeslagen. Dit systeem (JOIN) is al bij de meeste inrichtingen al in gebruik voor het registreren andere processen.

Voorbeeld hotspot dossier
Covid-19 MINJUS DJI Hotspot

 

Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens, zie voor meer informatie hierover https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Vppr blijvend te bewaren gegevens geldt ook de ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in hetalgemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. IN het kader van ‘archivering in het algemeen belang’  is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijk rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarvoor, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd. Een beslissing tot blijvende bewaring wordt uiteindelijk gemotiveerd op basis van de bewaarcriteria.

Hugo Kabos, projectleider bij ministerie van Binnenlandse Zaken en Serge Boekhoorn, Strategie advisor DIV bij Dienst Justitiële Inrichtingen, bedankt voor de samenwerking om te komen tot een juiste inrichting van de Covid-19 hotspot.

 

Heb je een vraag of een opmerking

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

december 2020
M D W D V Z Z
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031  

Volg me op Twitter