Het was weer een super week.

Deze week was weer behoorlijk enerverend mag ik wel stellen.

Maandag: samen met Sandi Dijakovic, initiator van Jong & Fris en mooie klus binnengehaald. De 4 gemeenten in de Leidse regio: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt71 zijn de samenwerking op het terrein van informatiemanagement aan het intensiveren en versterken.

In de aanpak van het project VRIS Beheer (het programma om de regionale samenwerking op het gebied van informatievoorziening te versterken) worden drie onderdelen onderscheiden: het uniformeren van de processen, het inrichten van de organisatie (definiëren rollen en taken en bevorderen van de samenwerking) en communicatie.

Wij hebben een akkoord om volgende week al te starten met het coachen van ruim 100 applicatie- en functioneel beheerders werkzaam bij Servicepunt71 in Leiden. De doorlooptijd van dit project is in eerste instantie gesteld op 1 jaar.

Voorbereidingen bij mij thuis aan de keukentafel

Dinsdag: na 3 weken weer terug in Gorinchem. Blij verrast dat;

  • mijn advies m.b.t. aanschaf van de modulaire aanvulling ‘ bestuurlijke besluitvorming’ voor het bestaande zaaksysteem JOIN Zaak en document is opgevolgt. Zo veel zin in om dit in te richten en uit te rollen.
  • mijn contract met 3 maanden verlengt gaat worden (tot 30 maart 2018).

Woensdag: dag 2 van de training ‘ projectmatig werken’ (voor Bestuursacademie Nederland). Ik mocht de standaard training aanpassen naar de behoefte van de groep indien de hoofdpunten maar goed uitkwamen. Dag 1 betrof 48 powerpoint dia’s en ‘het doordraaien van dia’s’ is niet mijn manier van lesgeven. Gemiddeld onthoud een cursist er maar 3-5 heeft recent een Amerikaans onderzoek aangetoond. Veel opdrachten kunnen uitvoeren met de groep en is als zeer productief ervaren door de 12 cursisten.

Bespreking van een opdracht uitwerking

 

Donderdag: in de gemeente Buren zijn we op 27 november ‘live gegaan’ met een kwaliteitsslag zaakgericht werken. Super trots op de organisatie die dit zo goed oppakt. Uiteraard is er nog een hoop te doen omdat de realiteit toch net weer iets afwijkt van wat we hebben bedacht. Het ‘tikkie links, tikkie recht’ in de procesgang zullen we nog wel even houden vrees ik. Iedere dag worden en nog wel zaaktypen aangepast aan de behoefte van de (interne) klant. Deze gemeente heeft een zaaktype catalogus met daarin ruim 400 processen.

Iedereen doet mee, met JOIN fase twee

Vrijdag: Rond 5.00 uur uit Assendelft om naar de gemeente Leudal te vertrekken voor de eerste vergadering van het project ‘Goed en tijdig antwoorden’. Dit vergt wel wat energie. Niet het overleg zelf maar wel de afstand die moet worden afgelegd om daar om 7.00 uur voor de deur te staan, inclusief de winterse neerslag.

Een gemeente is een informatieverwerkend systeem. Zij creëren informatie en informatiedragers, ontvangen, verwerken en verzenden informatie. Het is noodzakelijk dat dit goed, tijdig, digitaal en terugvindbaar plaatsvindt. Aan de basis van de behoefte om de basis op orde te hebben ligt de noodzaak om de binnenkomende post, langs alle kanalen, volgens vaste procedures te registreren. Dat maakt het mogelijk om de tijdigheid en volledigheid van de afwikkeling te monitoren. Met een juiste registratie en afwikkeling is ook een goede archivering (bij voorkeur digitaal) mogelijk en kan zowel de (terug)vindbaarheid als de tijdige vernietiging conform de archiefwet worden geborgd. Dit alles staat ten dienste van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie maar het uiteindelijke hoofddoel is een tijdige en goed beantwoording aan de burgers, ondernemingen en instellingen van de gemeente Leudal.

Opdrachtomschrijving van het project ‘goed en tijdig antwoorden’: Leudal wil grip krijgen op alle binnenkomende documentstromen. Over alle documentstromen zullen afspraken worden gemaakt over wat, waar en wanneer registratie zal plaat vinden. Het project betreft vervolgens de stromen waarvan wordt bepaald dat registratie noodzakelijk is.

Heb je een vraag of een opmerking

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

oktober 2020
M D W D V Z Z
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

Volg me op Twitter