Blog: het proces bestuurlijk besluitvorming, van analoog naar volledig digitaal en papierloos. Zo doen we dat !

Ik ben de afgelopen maanden verantwoordelijk geweest voor de optimalisatie van het proces bestuurlijke besluitvorming bij de gemeente West Maas en Waal.

Toen ik in december 2015 startte bij deze gemeente als dagelijkse projectleider ‘implementatie zaakgericht werken’ was er naast de invoering van een zaaksysteem nóg een opdracht. Het bestuur was voornemens om papierloos te vergaderen. De collegevoorstellen met de parafen en aantekeningen die met ‘geeltjes’ door adviseurs en wethouders op het voorstel geplakt werden moesten uit het dagelijkse beeld verdwijnen. Op de vergadertafel in de kamer van de Burgemeester moesten op dinsdagochtend alleen nog maar tablets of notebooks liggen en geen papier meer. Het was nú de tijd voor digitale accordering van de voorstellen, inclusief de daarbij behorende commentaren die zichtbaar moesten blijven zolang als het voorstel digitaal bleef bestaan. “Tom, kun jij dit snel voor ons realiseren” vroeg de gemeentesecretaris Perry Arissen aan mij.

Ik heb voor diverse gemeenten een (standaard) workflow opgeleverd waarbij de collegevoorstellen digitaal geaccordeerd konden worden. Daarbij heb ik Perry direct de nadelen daarvan verteld, veel beheer wat je ook weer als externe moet overdragen aan een ervaren applicatiebeheerder. Omdat er een sjabloon applicatie werd gebruikt was er nóg een risico. Mijn ervaring is dat je blijft ‘klungelen’ met metadata, welke vanuit de zaak in een (Word)sjabloon moet worden overgenomen. Dit koppelvlak blijft onderhevig aan software patches en updates en extra testscenario’s.

Binnen een half uur heb ik Perry kunnen overtuigen om op de capaciteit van zelfbouw te besparen en te investeren in een modulaire uitbreiding van het zaaksysteem (JOIN zaak en document). Deze module was op dat moment nog in ontwikkeling bij Decos. Ik heb contact gezocht met David Bronsveld om me uitvoering te laten informeren over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van bestuurlijke besluitvorming. In een demo versie heeft hij laten zien dat deze module naadloos aansluit op de andere onderdelen van JOIN om grote stappen te maken naar papierloos vergaderen.

Vanuit een integraal onderdeel van de zaak in JOIN kan de start van de besluitvorming plaatsvinden. Een volledig geïntegreerde oplossing waarbij we op efficiënte wijze en zonder complexe workflow- en sjabloon configuratie het besluitvormingsproces als gemeente zelf kunnen vormgeven. Tevens bestaat de mogelijkheid om snel en eenvoudig informatie toe te voegen aan een voorstel (uit bijvoorbeeld hoofd- en deelzaken) en integraal advies te vragen (en te krijgen) van collega’s of teams in de organisatie. Nadat een voorstel is opgesteld en de adviezen zijn verzameld start de accorderingsfase, waar achtereenvolgens de organisatie (zoals bijvoorbeeld teamleider, afdelingsmanager, concerncontroller) gevraagd zal worden om het voorstel te accorderen en het bestuur gevraagd zal worden om het besluit goed te keuren. Nadat het besluit direct in de vergadering door de besluitnemer aan het voorstel is toegevoegd kan de besluitenlijst direct na de vergadering worden opgemaakt. En dit alles zonder (het onderhoud van) samenvoegsjablonen maar alles wordt opgemaakt in Pdf-bestanden en direct in de zaak opgeslagen.

Maar hoe gaat deze ‘creatievie onruststoker’ deze nieuwe procedure overbrengen aan de opstellers van de collegevoorstellen? Deze zijn net een beetje gewend om met een zaaksysteem te werken, waarvoor alle lof en respect. Of het nou gebruiksvriendelijk is of niet, het blijft een bestaande procedure die ingrijpend gewijzigd gaat worden.

Ik ben ook een ‘verbinder’ en daarom hebben we workshops georganiseerd om de nieuwe procedure over te brengen en de eerste feedback te ontvangen van de opstellers. Deze workshops zijn respectievelijk 1 en 2 dagen voor de live gang gehouden. Daarmee hoopten we dat het materiaal wat behandeld wordt nog vers in hun geheugen zal blijven. Ik vind dat dit gelukt is.

De wens van de gemeentesecretaris was om het papier te reduceren. Geen analoge collegevoorstellen meer maar volledig digitaal, van opsteller tot besluitnemer. Aansluitend hierop heb ik voorgesteld om daarom geen handleiding meer te maken met het gevaar dat deze weer talloze keren kan worden uitgeprint. Deze gaan we dan na de live gang tegenkomen op elk bureau wanneer de opsteller aan zijn eerste collegevoorstel gaat beginnen. Perry stemde in met mijn voorstel om een whiteboard animatie te laten maken. Hierin zal een voorbeeld situatie waarin de procesgang van digitale besluitvorming wordt uitgebeeld. Ik heb me verbaast hoeveel inspanning het kost om een goed script in elkaar te draaien. Ik wilde bereiken dat zowel een opsteller, en besluitnemer als een doorsnee burger het bestuurlijke besluitvormingsproces kan begrijpen. Er zijn behoorlijk wat versies heen-en-weer gegaan vanuit de creatief vormgever (Christine Deumers van Frouin Designs) naar mij toe. Het uiteindelijke resultaat mag je zelf beoordelen door de whiteboard animatie te bekijken.

Allemaal koek-en-ei nu? Een oplossing die net vers van de ontwikkel tafel af komt rollen is natuurlijk nooit helemaal perfect en voldoet nooit aan alle wensen van de gebruikers. Geeft ook niet, we wisten dat het om een nieuw product ging dat we hadden afgenomen. Tenslotte gaat ook iedere gemeente nét even anders om met de uitvoering van het besluitvormingsproces als een andere gemeente. De eerste functionele wensen werden al de dag na de live gang besproken met de leverancier. Die staat gelukkig open voor positieve kritiek en neemt onze ontwikkel wensen serieus.

Nu zijn de collegevoorstellen, inclusief alle bijbehorende bijlagen aan de zaak gekoppeld maar hoe krijgen we deze nou ook digitaal ontsloten. Daar hebben we Minute voor aangeschaft. Middels de cloud toepassing agenderen.nl maken we een agenda op op basis van een sjabloon en distribueren we naar Minute. Tijdens de collegevergadering op dinsdagochtend wordt er vergadert op basis van ‘bring your own device’ en zijn de analoge collegestukken verbannen.

Ons doel is bereikt, de procesgang van het besluitvormingsproces is 100% digitaal geworden.

Heb je een vraag of een opmerking

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

oktober 2020
M D W D V Z Z
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

Volg me op Twitter