BLOG: Training procesmanagement en informatiedienstverlening.

Inleiding

De training procesmanagement en informatiedienstverlening heeft als doel dat de deelnemers kennis, vaardigheden en inzicht krijgen in de processen binnen hun organisatie en begrippen dat er verband bestaat met tussen procesmanagement en informatiedienstverlening.

Medio oktober kwam het verzoek vanuit GO-opleidingen voor het organiseren van een in-company maatwerktraining bij het Veiligheidsregio Limburg Noord (VRLN). In tegenstelling tot open inschrijvingen kunnen we bij in-company trainingen de behoefte van de klant nóg beter afstemmen. Nadat een intake heeft plaatsgevonden met de marketing managent van GO-opleidingen mag ik als docent het vervolg, de inventarisatie van de klantbehoefte gaan uitwerken in de dagprogramma’s.

In het intakegesprek met Lilian Eedel-Bloedt, Adviseur DIV, komt naar voren dat naast de standaard onderwerpen er behoefte ontstaat aan meer. Er ligt een lastig vraagstuk: de uitwerking en de manier van implementatie van het proces bestuurlijke besluitvorming komt niet echt lekker van de grond. Daar is nou net een maatwerk training geschikt voor, de behoefte van de klant moet altijd centraal staan zodat na deze 3 dagen we dit traject voor beide partijen naar tevredenheid kunnen afronden.

Het ontwikkelen, verbeteren of invoeren van een werkproces doen we niet vanuit ‘een glazen bol’. Er is altijd sprake van een context. Het is wenselijk om vóór de aanvang van het ontwikkelen of verbeteren van het proces eerst die context in beeld te brengen. Wie zijn er betrokken bij dit proces? Wat verwachten ze van ons? En wat leveren ze aan ons?

Dag 1

Tijdens de eerste dag is zijn we al direct gestart om de standaard lesstof te combineren met de praktijk. Ik probeer mijn gevleugelde uitspraak: “zonder contextdiagram geen proces” over te dragen aan de groep. Een contextdiagram is een essentieel basis onderdeel van procesmanagement. Een contextdiagram geeft een visuele weergave van hoe het proces (of systeem) wat je wilt verbeteren / ontwikkelen is ingebed in zijn omgeving. Je kunt het prima gebruiken voorafgaand aan procesoptimalisatie. Het proces zet je in een cirkel. Deze vormt de focus, de scope van het diagram. De directbetrokkenen worden in kaders buiten de cirkel geplaatst. We beschrijven in principe welke onderdelen van het proces een plaats krijgen en welke input en output deze leveren.

Contextdiagram VRLN BBV

Eerst oefenen we met een case uit het lesmateriaal om vervolgens over te gaan naar een ‘eigen VRLN-proces’, zie voorbeeld.  In dag 1 zijn de processen contractbeheer en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt in een contextdiagram.

Dag 2

In dag twee pakten we door in de theorie en gingen vervolgens twee andere vraagstukken beantwoorden. Ten eerste: hoe maken we een bedrijfsproces goed leesbaar voor alle betrokkenen, dus hoe gaan we van een contextdiagram naar een procesflow diagram. We noemen dit het modeleren van een proces. In deze training dag wordt hier ruim aandacht aan besteed, het uitwerken van een procesdiagram volgens BPMN 2.0. Bedrijfsprocessen in kaart brengen is de start om een beter inzicht te krijgen in het verloop ervan en de basis voor verbetering, met of zonder informatisering.

Dit kan op vele manieren gebeuren, maar het gebruik van een aangepaste methodologie om processen te modelleren (beschrijven) is wel aan te raden. Het gebruik van een correcte methodologie legt bovendien de brug tussen management en informatici. BPMN (Business Process Modelling Notation) biedt een standaardisatie voor de wijze waarop processen in kaart gebracht worden. Dit op een voor de business verstaanbare wijze, maar waarbij het gebruik voor verdere informatiseringsdoeleinden door IT vergemakkelijkt wordt (o.a. via omzetting naar XML). In deze opleiding krijg je dan ook een gestructureerd overzicht van de wijze waarop processen gemodelleerd worden op basis van de BPMN standaard.

BPMN 2.0 Poster NL

Een als tweede punt: hoe krijgen we de juiste informatie boven water om een goede analyse te maken van het proces. Hoe voer je hierbij het gesprek en welke vragen stelen we hierin. Beide vraagstukken kunnen we oplossen met elkaar en ligt er genoeg huiswerk om hiermee aan de slag te gaan.

Dag 3

Dag drie stond geheel in het teken van het uitwerken van het proces bestuurlijke besluitvorming met alle betrokkenen. In tegenstelling tot de twee eerdere trainingsdagen sloten nu twee collega’s aan van bestuursadvies en het bestuurssecretariaat. De ochtend hadden we gereserveerd om het proces te moduleren in een ‘Brown paper sessie’. De laatste tijd hoor ik vaak om heen dat dit een verouderde te methodiek is. Daar ben ik het niet mee eens, gezien de opbrengst van deze sessie. Alle actoren en hun in- en output hebben we verwerkt vanuit het eerder opgeleverde contextdiagram. Opbrengst: een mooi procesflow diagram van waaruit de VRLN het proces verder kan modeleren in een BPMN 2.0 applicatie (bijvoorbeeld de freeware tooling Bizagi Modeler). Ook kwam naar voren dat er nog geen aangestelde proceseigenaar is. Dit is van essentieel belang voor het slagen van dit proces.

De middag stond in het teken om advies te geven over hoe het procesflow diagram kon worden overbracht naar een workflow in het bestaande DMS/RMA-systeem (Decos/JOIN). Daar moet nog het een en ander voor gebeuren. Mogelijk nog voor een vervolg maar dan in een andere rol, de combinatie van procesarchitect en DMS implementatiespecialist.

Ook behoefte aan een maatwerk training procesmanagement en informatiedienstverlening of procesmodelleren met behulp van BPMN 2.0 neem dan contact op met GO-opleidingen of benader mij via het contactformulier via de website..

Tom Hillegers.

 

 

 

 

Heb je een vraag of een opmerking

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

oktober 2020
M D W D V Z Z
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

Volg me op Twitter