Bestuurlijke besluitvorming

Bestuurlijke besluitvorming volledig digitaal

Is het bestuurlijke besluitvormings proces in jullie organisatie toe aan de volledige digitale omslag? Wil het college digitaal, flexibeler en duurzaam werken? Heeft het bestuurssecretariaat genoeg van het wekelijkse kopieer en logistieke werk om alle adviesstukken in een veelvoud naar de commissies en de raad moet versturen? (of in veel gevallen nog fysiek moet afleveren).

Het proces van bestuurlijke besluitvorming kent een vast patroon (opstellen, doorsturen, beoordelen, accorderen, besluiten, agenderen, samenvoegen en vergaderen). Nadat adviezen, voorstellen of nota’s zijn opgesteld moeten diverse leidinggevende, financiële- en juridische controlers hun handtekening zetten om akkoord te geven. Uiteindelijk komen de stukken via de gemeentesecretaris bij het college terecht.

Wil jullie organisatie naar een volledig digitaal bestuurlijk besluitvorming proces toe werken?

Het start allereerst met het proces optimaal in kaart te brengen. Oude en overbodige gewoontes worden overboord gegooid. Uitgangspunt is de nieuwe manier van werken en de nieuwe manier van leiderschap en verantwoording nemen. Zo’n vernieuwd proces wordt digitaal in een workflow systeem gezet. Vaak kan dit in het bestaande document management systeem en is ter ondersteuning van het proces.

Bestuurlijke besluitvorming

Het uiteindelijk publiceren van de stukken moet op een automatische manier gaan waarbij iemand de rol heeft van eindredacteur. Die kan besluiten wanneer en waarheen de content ontsloten wordt. Bepaalde stukken zullen alleen voor intern bedoeld zijn (niet- of beperkt openbaar) en andere stukken zullen extern naar de burgers toe beschikbaar gesteld moeten worden (openbaar).

Vinden jullie het lastig dit proces te verbeteren en te optimaliseren? Loop je er tegen aan dat gevestigde en ingesleten gewoontes moeten ter discussie worden gesteld? Heb je hulp nodig om de medewerkers die bij betrokken zijn bij dit proces en uit alle lagen van de organisatie komen te motiveren om de digitale omslag te maken?

Graag wil ik jullie als onafhankelijk facilitator helpen bij de begeleiding van deze digitale omslag. Het proces moet worden beschreven, uitgewerkt en worden geaccordeerd. Vervolgens is dit de input voor het maken van een functioneel ontwerp. Dan pas kan het proces gemaakt worden in de ondersteunende DMS-applicatie.
ga naar het contactformulier